Die Generalversammlung in COVID-19-Zeiten

Einberufung der GV

Für die Einberufung der GV sind die üblichen Fristen und Formalitäten, wie sie das Gesetz und die Statuten vorsehen, einzuhalten. Sofern nicht bereits mit der GV-Einladung  erfolgt, muss zusätzlich spätestens vier Tage vor der GV  schriftlich mitgeteilt oder elektronisch veröffentlich werden, in welcher Form die Aktionäre bzw. Gesellschafter an  der GV teilnehmen und ihre Rechte ausüben können.

Durchführung der GV

Gestützt auf die COVID-19-Verordnung 3 kann die GV einerseits auf schriftlichem Weg durchgeführt werden. Dabei ist  wichtig, dass die Stimmabgabe eigenhändig oder mittels  qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet und  eingereicht wird. Die Vornahme der Stimmabgabe via E-Mail  genügt nicht.

Andererseits kann der Veranstalter gestützt auf die COVID19-Verordnung 3 anordnen, dass die GV in elektronischer  Form, namentlich in Form einer Telefon- oder Videokonferenz, durchgeführt wird. Bei der Durchführung der GV  in elektronischer Form muss sichergestellt werden, dass  jeder Teilnehmende identifiziert werden und sich an der GV  äussern, die Voten von anderen Teilnehmenden hören und  seine Rechte, namentlich das Stimmrecht, ausüben kann.  Aus diesem Grund müssen sich alle Teilnehmenden zum  gleichen Zeitpunkt elektronisch zusammenfinden, weshalb  eine Durchführung der GV bspw. per E-Mail nicht möglich  ist.

Schliesslich kann der Veranstalter, d.h. bei AGs der Verwaltungsrat und bei GmbHs die Geschäftsführung, einen  unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen, via den  die Aktionäre bzw. Gesellschafter ihre Rechte an der GV  ausüben können.

Zusätzlich zu den in der COVID-19-Verordnung 3 vorgesehenen Möglichkeiten zur Durchführung von GVs ist es wie bisher möglich, dass sich die Aktionäre bzw. Gesellschafter  mittels (schriftlicher) Vollmacht durch eine andere Person vertreten lassen, sofern die statutarischen Bestimmungen  nicht dagegen sprechen. Ebenfalls fällt die GV eines Alleinaktionärs – auch wenn weitere Personen wie ein Vertreter  der Revisionsstelle und / oder ein Notar anwesend sind –  nicht unter das Versammlungsverbot.

Die GV selber wird als «Restversammlung» mit physischer Präsenz eines Vorsitzenden, eines Protokollführers und eines Stimmenzählers (wobei diese Aufgaben ein und dieselbe Person wahrnehmen kann), allenfalls eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters und eines Vertreters der  Revisionsstelle sowie im Falle von beurkundungspflichtigen Beschlüssen eines Notars durchgeführt. Wie üblich ist ein  Protokoll der GV zu erstellen.

Ausblick auf die GV nach neuem Aktienrecht

Auch die Aktienrechtsrevision, welche voraussichtlich Mitte 2022 in Kraft treten wird, sieht neue Gestaltungsmöglichkeiten zur Durchführung von GVs vor. So werden GVs rein  virtuell, schriftlich per Zirkularbeschluss, an mehreren  Tagungsorten, an einem ausländischen Tagungsort oder  aus einer Kombination von physischem Tagungsort und  virtueller Zuschaltung durchführbar sein. Je nach Art und  Weise der Durchführung der GV wird eine statutarische  Grundlage sowie Weiteres vorausgesetzt. Zur Aktienrechtsrevision werden wir zu einem späteren Zeitpunkt detailliert informieren.