Das korrekte GV-Protokoll

Aktienrechtsrevision - neue Möglichkeiten für die Durchführung der Generalversammlung

Mit der Aktienrechtsrevision hat eine weitere Form der Vereinfachung und Digitalisierung Einzug in das Schweizer Gesellschaftsrecht gehalten. Die Generalversammlung einer Aktiengesellschaft bzw. die Gesellschafterversammlung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (in beiden Fällen auch GV) kann Beschlüsse neu auf dem schriftlichen Weg auf Papier fassen (Zirkularbeschluss). Neben dieser für viele Fälle interessanten (und zeitsparenden) Alternative zur traditionellen Versammlungsform an einem bestimmten Tagungsort steht neu zudem die Option der virtuellen oder hybrid (teilweise virtuell und an einem oder mehreren bestimmten Tagungsorten) abgehaltenen Versammlung zur Verfügung. Die GV kann also neu Beschlüsse digitalisiert (online, ohne vorher bestimmten Tagungsort) fassen, was zu einem entscheidenden Effizienzgewinn und administrativen Entlastung für die Unternehmen führt.

Die virtuelle Generalversammlung läuft wie eine übliche Versammlung ab. Der Unterschied ist, dass sich die Aktionäre bei der Online-Generalversammlung an verschiedenen Orten aufhalten. Die Teilnahme an solchen Sitzungen erfolgt in Form einer Telefon- oder Videokonferenz mittels moderner Apps. Voraussetzung dafür ist jedoch eine entsprechende Regelung in den Statuten.

Anforderung an das GV-Protokoll

Der Verwaltungsrat, in dessen Zuständigkeit die Protokollierung der Generalversammlung fällt, muss die Beschlüsse nicht nur inhaltlich korrekt wiedergeben, er muss sie auch gesetzeskonform dokumentieren. In der Praxis wird die Protokollierung jedoch meist vom Vorsitzenden der Versammlung an einen Protokollführer delegiert, der z.B. ein Angestellter der Gesellschaft oder ein Dritter ist und vielfach zugleich als Stimmenzähler fungiert. Dabei empfiehlt sich, das GV-Protokoll umfangreich zu führen, denn ein ordnungsgemäss geführtes Protokoll befreit den Verwaltungsrat von Haftungsrisiken, gerade wenn problematische Verhältnisse vorliegen oder bei strittigen Traktanden. Zudem dient das Protokoll für die Nachbearbeitung der Versammlung (Umsetzung der getroffenen Entscheide), als Nachweis der abgegebenen Stimmen, als Verteidigungsmittel in einem Gerichtsprozess oder für nachfolgend zu treffende Vereinbarungen. An der Versammlung nicht teilnehmende Aktionäre können zudem anhand des Protokolls nachvollziehen, was beschlossen wurde.

Ein GV-Protokoll ist eine Urkunde, die Beweiskraft hat und auch strafrechtlich geschützt ist. Es weist nach, dass die aufgenommenen Aussagen, Beschlüsse, Wahlergebnisse etc. so stattgefunden haben, solange nicht der gegenteilige Nachweis erbracht wird. Eine inhaltlich falsche Protokollierung kann eine Urkundenfälschung darstellen.

Im Hinblick auf die Protokollierung sind für alle Formen weiterhin einige wichtige Vorgaben zu beachten, die in der Praxis oftmals vergessen gehen oder übersehen werden. Nachfolgend ein Überblick, was ein korrektes GV-Protokoll, auch in Bezug auf die gesetzlichen Neuerungen, enthalten muss:

• Angaben zur Versammlung: Neu sind neben dem Datum, der Art (ordentlich oder ausserordentlich), den Traktanden und dem Ort der GV zwingend die Uhrzeit (Beginn und Ende) anzugeben.
• Eine Liste der anwesenden Aktionäre oder deren Vertreter sowie weiterer Personen sollte erstellt werden, um zu zeigen, wer an der Versammlung teilgenommen hat.
• Das Protokoll muss die Wahlen und Beschlüsse festhalten, die während der Versammlung getroffen wurden. Dies umfasst beispielsweise die Wahl des Verwaltungsrates oder der Revisionsstelle, die Genehmigung des Lageberichts und der Jahresrechnung, Beschlüsse über Dividendenausschüttungen, Kapitalerhöhungen oder –herabsetzungen.
• Neu sind die Mitglieder des Verwaltungsrates je einzeln zu wählen, es sei denn, die Statuten sehen anderslautende Bestimmungen vor oder die Aktionäre stimmen der «in-globo »-Wahl aller Verwaltungsräte ausdrücklich zu.
• Die Ergebnisse von Abstimmungen sollten genau festgehalten werden, einschliesslich der Anzahl der Stimmen für, gegen und Enthaltungen bei jedem Beschluss.
• Auskunftsbegehren und erteilte Auskünfte sind ebenfalls zu protokollieren.
• Generell müssen Diskussionen der Aktionäre hingegen nicht protokolliert werden, es sei denn, die Statuten sehen dies vor oder die Aktionäre verlangen, die Erklärungen in das Protokoll aufzunehmen. Das Protokoll sollte dennoch wichtige Diskussionen, Fragen oder Anmerkungen während der Versammlung festhalten, insbesondere, wenn sie zu Entscheidungen oder Klärungen führen und auf künftige Entscheidungen und Beschlüsse der Gesellschaft Einfluss haben könnten.
• Das Protokoll sollte Schlussbestimmungen enthalten und vom Vorsitzenden sowie vom Protokollführer unterzeichnet werden.
• Auch über virtuelle Versammlungen muss der Verwaltungsrat ein Protokoll erstellen.
• Wenn während der Versammlung ungewöhnliche oder bemerkenswerte Ereignisse aufgetreten sind, müssen diese ebenfalls im Protokoll festgehalten werden. Dies betrifft bei der virtuellen oder hybrid abgehaltenen GV nach der neuen Regelung technische Probleme, also z.B. Systemunterbrüche oder -abstürze.

Haben Sie Fragen zum Inhalt und der Form eines GV-Protokolls, stehen Ihnen unsere Experten gerne mit fachmännischem Rat zur Seite.