Steuerliche Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice
Die Remote-Arbeit im Homeoffice ist aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken und immer mehr auch in grenzüberschreitenden Konstellationen anzutreffen. Werden sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu wenig beachtet, kann dies zu steuerlichen Komplikationen führen. Zwei Themenbereiche stehen aktuell im Vordergrund. Zum einen die Frage, ob eine Homeoffice-Tätigkeit eine gewinnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgebers zu begründen vermag. Zum anderen die korrekte Besteuerung solcher Mitarbeitenden bzw. damit einhergehende Verpflichtungen für Arbeitgeber, welche Grenzgänger beschäftigen, die vermehrt im Homeoffice arbeiten.
Steuerliche Betriebsstätte
Gemäss Verwaltungspraxis begründet Homeoffice in der Schweiz grundsätzlich keine Betriebsstätte. Dies selbst dann, wenn es sich um leitende Angestellte oder Geschäftsführer handelt.
Im umgekehrten Fall, d.h. für Homeoffice-Tätigkeiten von Arbeitnehmern Schweizerischer Unternehmen im Ausland ist die dortige Verwaltungspraxis massgebend. In Deutschland etwa herrscht eine ähnliche Auffassung wie in der Schweiz. Vorsicht geboten ist allerdings bei leitenden Angestellten, wo ein gewisses Risiko einer Geschäftsleitungs-Betriebsstätte besteht. Demgegenüber ist in Österreich vor allem dann Vorsicht geboten, wenn der Arbeitgeber die Nutzung des Homeoffices vom Arbeitnehmer zumindest de Facto verlangt.
Andere Länder nehmen sehr schnell eine steuerliche Betriebsstätte an. Da die ausschlagausschlaggebenden Elemente variieren, empfiehlt es sich im Einzelfall, die lokalen Regeln vorgängig zu prüfen. Dies insbesondere, wenn Mitarbeitende der Führungsebene oder Mitarbeitende mit wesentlichen operativen Aufgaben regelmässig im ausländischen Homeoffice tätig sind.
Qualifizierung als Grenzgänger
Sind gewisse Voraussetzungen erfüllt, können Mitarbeitende im ausländischen Homeoffice als Grenzgänger qualifizieren. Mit Deutschland etwa wird ab einer Wegstrecke von unter 100 km zwischen Wohn- und Arbeitsort von einer Zumutbarkeit einer regelmässigen Rückkehr ausgegangen und in der Folge die Grenzgängereigenschaft anerkannt. Zusätzlich darf an mehr als 60 Tagen aus beruflichen Gründen nicht an den Wohnort zurückgekehrt werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist ein in der Schweiz tätiger Grenzgänger für das gesamte Erwerbseinkommen in Deutschland steuerpflichtig (unter Einbehaltung einer Schweizerischen Quellensteuer von 4.5 %). Homeoffice führt dabei nicht zu einer Aberkennung der Grenzgängereigenschaft, sofern mindestens an einem Tag pro Woche an den Arbeitsort gependelt wird. Es ist jedoch angedacht, diese Regelung auf eine Mindestquote von 20 % der Arbeitszeit anzupassen, womit Teilzeitbeschäftigungen Rechnung getragen wird.
In Frankreich gelten leicht andere Werte: eine maximale Distanz von 110 km, maximal 45 Nichtrückkehrtage und bis zu 40% Homeoffice-Anteil. An den restlichen Tagen muss zwischen Wohn- und Arbeitsort gependelt werden. Das Besteuerungsrecht obliegt damit Frankreich, wobei die Schweiz keine Quellensteuer erhebt, von Frankreich aber im Gegenzug eine Kompensationszahlung von 4.5 % des Bruttolohnes erhält. Dies gilt für die Kantone BE, BL, BS, JU, NE, SO, VD und VS. Grenzgänger, welche in anderen Kantonen arbeiten und 40 % Homeoffice nicht überschreiten, unterliegen der Quellensteuer in der Schweiz.Ab 2026 sind die Arbeitgeber zudem verpflichtet, Informationen zum Homeoffice-Anteil und Lohndaten an die ausländische Steuerbehörde zu melden.
Mit Italien gilt seit 2024 ein genau vordefiniertes Grenzgebiet, d.h. ein Rayon von 20 km bei Ansässigkeit in einem im Grenzgängerabkommen aufgeführten Grenzkanton- bzw. einer Grenzprovinz. Weiter dürfen nicht mehr als 45 Nichtrückkehrtage vorliegen, wobei Homeoffice-Tage nicht darunterfallen, dabei aber ein maximaler Homeoffice-Anteil von 25 % zu beachten ist. Die Schweiz darf 80 % der Quellensteuer von italienischen Grenzgängern, welche mittels neuen Tarifcodes auf dem Einkommen erhoben wird, einbehalten.
Österreich kennt keine spezifische Grenzgängervorschrift, weshalb in der Schweiz die normalen Quellensteuertarife zur Anwendung gelangen. Allerdings trifft den Schweizerischen Arbeitgeber eine Offenlegungsverpflichtung (Lohnbescheinigung mittels Formular L17) bei mehr als 50% Tätigkeitsausübung im Homeoffice in Österreich. Verfahrenspflichtverletzungen können in Österreich strafrechtlich verfolgt werden.
Fazit
Schweizerische Unternehmen, welche Grenzgänger im Homeoffice beschäftigen, stehen somit vor der Herausforderung, deren Tätigkeitsmuster genau zu erfassen, sowie Daten an ausländische Steuerbehörden zu übermitteln. Werden gewisse Grenzwerte überschritten (z.B. Homeoffice-Tage), kann in Folge Verlust der Grenzgängereigenschaft eine falsche Quellensteuerabführung resultieren, welche im Nachtrag vom Arbeitgeber wieder rückabgewickelt werden muss.