Der Faktor Mensch im internen Kontrollsystem (IKS)
Wann ist der Faktor Mensch ein Risiko für das Interne Kontrollsystem? Wie kann der Mensch in Ihrem Unternehmen genutzt werden, damit Ihr IKS mehr als ein notwendiges Übel ist? Wir zeigen auf.
IKS - gesetzliche Einordnung
Es ist die unübertragbare Aufgabe jedes Verwaltungsrates nach Art. 716 a Ziffer 3 OR, die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung, sofern diese für die Führung der Gesellschaft notwendig ist, zu gewährleisten – unabhängig davon, ob eine Prüfpflicht (Art. 728a Abs. 1 Ziffer 3 OR) vorgeschrieben ist.
IKS – Faktor Mensch im Wandel
Die Digitalisierung in Unternehmen nimmt zu. Dadurch sollte sich auch die Ausgestaltung des IKS ändern. Der Faktor Mensch spielt im IKS eine andere Rolle als früher. Kontrollen, welche früher manuell vorgenommen wurden, werden heute u.a. dank KI vermehrt automatisiert durchgeführt. Die Unternehmenskultur ist wichtig, um dem Faktor Mensch im Kontrollumfeld und im Kontext der finanziellen Führung die gewünschte Wirkung zu geben. Für den richtigen Einsatz des Menschen im IKS können folgende Massnahmen sinnvoll sein:
Unternehmensweite Kontrollen im Rahmen des Employer-Brandings aktualisieren
Früher sprach man oft von «Tone at the top / Vorbildsfunktion der Unternehmensleitung», heute ist es vermehrt das Employer-Branding. Wichtig ist, dass genau die Art und Weise, wie ein Unternehmen Vision, Werte und Kultur definiert, einen hohen Einfluss auf die Fehlerkultur und somit auf das IKS hat. Dabei spielt es auch eine Rolle, wie diese Werte vom Management vorgelebt werden. Das Ganze ist in den unternehmensweiten Kontrollen abzubilden. Hier kann der Mensch entscheidend mittragen.
Enterprise-Architektur mit Schlüsselkontrollen
Eine vereinfachte Enterprise-Architektur in Verbindung mit den Prozessebenen hilft, die richtigen Schlüsselrisiken und hierfür automatische sowie präventive, anstelle manueller Kontrollen zu definieren. Generelle IT-Kontrollen (ITGC) werden immer wichtiger. Als Folge davon sollten neu die IT- und Finanzverantwortlichen die Prozesslandschaft und die ERP- Konfigurationen gemeinsam überprüfen.
Berechtigungen
Ein Berechtigungskonzept, inkl. deren Implementierung in den ERP-Systemen, hilft, Personalmangel, -fluktuation oder andere organisatorische Mängel im IKS zu reduzieren. Mittels eines Mutationsprotokolls können später Anpassungen von Berechtigungen leicht eruiert werden.
Visum-Tabelle & KI bei der Rechnungskontrolle
Heute werden vermehrt Kreditorenrechnungen über eine optische Zeichnungserkennung (OCR) oder ein KI-fähiges Modul ausgewählt und durch die verschiedenen Visum-Prüfungen bis hin zur Zahlungsfreigabe prozessiert. Kritisch dabei sind z.B. die Visierung von Belegen bei Abwesenheiten (Kompetenzvererbung) oder die periodische Überprüfung der richtigen OCR/KI-Datenauswahl inkl. deren Verbuchung. Je nach Konfigurationseinstellung muss hierbei aber nach wie vor ein Mensch Kontrollfunktionen vornehmen.
Bankenschnittstellen zum ERP (z.B. EBICS)
Immer öfter werden Banken direkt ans ERP-System angebunden. Mit den richtigen Einstellungen können viele manuelle Kontrollen eingespart werden. Hingegen braucht es den Menschen aber immer noch, wenn neue Geschäftsvorfälle importiert und Kontierungen angepasst werden müssen.
Abschlusserstellung / Dashboard
Monats- und Jahresabschlüsse können heute stark automatisiert werden und das Management wird mit Dashboard-Auswertungen (sogenannte BI-Tools) über den Stand des Geschäftsverlaufs informiert. Während früher der Mensch mit Abstimmarbeiten beschäftigt war, wird er heute die Daten vor deren Freigabe analysieren. Aber auch KI macht Fehler, so dass der Mensch hier im IKS weiterhin oder sogar noch mehr eingesetzt wird als bisher.
Folgen eines fehlenden oder nicht ausreichenden IKS
Gerade viele kleine und mittlere Betriebe sehen das IKS als notwendiges Übel anstelle eines Mehrwertes. Oft werden die internen Kontrollen nicht auf Aktualitäten angepasst, und es schleichen sich Fehler in den Prozessen ein, so dass Risiken und deren Auswirkungen zu spät erkannt werden. In einer Zeit, in welcher die Komplexität im Bereich der Digitalisierung zugenommen hat, und die externen Einflüsse wie Rückverfolgbarkeit, Nachhaltigkeit und Anforderungen an eine aussagekräftige Finanzberichterstattung laufend steigen, ist aber ein IKS absolut notwendig. Denn das IKS hilft dem Unternehmen sicherzustellen, dass wesentliche Fehler sowohl im Jahresabschluss, aber auch unterjährig bei der finanziellen Führung, rasch entdeckt und behoben werden können.
Fazit
Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt das interne Kontrollsystem (IKS) an Bedeutung. Wird der Mensch bei angepassten Prozessen jedoch nicht entsprechend eingebunden, kann er zum Risiko werden statt Mehrwert zu schaffen. Der Mensch trägt dann zum Erfolg des IKS bei, wenn er sein Verständnis für Prozesse und Systeme gezielt einsetzt – und manuelle sowie automatisierte Kontrollen optimal aufeinander abgestimmt sind. Wir unterstützen Sie gerne dabei.
