KMU-Beratung: Erfahrungen in rechtlicher Hinsicht
Der Alltag von KMU ist anspruchsvoller denn je. Nebst operativem Tagesgeschäft, Kundenbedürfnissen, Liquiditätsplanung, Fachkräftemangel, strategischer Ausrichtung oder auch Digitalisierungsthemen gilt es, das Unternehmen auch in organisatorischer und administrativer Hinsicht weiterzuentwickeln. Dabei sind stets die rechtlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen, damit das Unternehmen auch in dieser Hinsicht auf dem aktuellen Stand bleibt. Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit stellen wir in den unterschiedlichsten Themenbereichen regelmässig Mängel oder Ungenauigkeiten fest, die rechtlich weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen können. Nachfolgend beleuchten wir ausgewählte (rechtliche) Themenfelder aus dem KMU-Alltag und zeigen auf, worauf Unternehmen besonders achten sollten.
Protokollierung in der Generalversammlung und im Verwaltungsrat
Sämtliche Beschlüsse der Generalversammlung sind zu protokollieren, wobei der Verwaltungsrat für die ordnungsgemässe Protokollierung die Verantwortung trägt. Die Anforderungen an das GV-Protokoll sind in Art. 702 Abs. 2 OR detailliert geregelt. Die kantonalen Handelsregisterämter verlangen eine konsequente Einhaltung dieser Vorgaben. Ungenügende bzw. unvollständige Protokolle – etwa aufgrund fehlender Angaben zur Anfangs- und Schlusszeit der Versammlung oder einer unzureichenden Feststellung der Beschlussfähigkeit – werden in aller Regel konsequent zurückgewiesen.
Auch über die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrates ist gemäss Art. 713 Abs. 3 OR ein Protokoll zu führen. Diese Pflicht besteht unabhängig von der Grösse des Verwaltungsrates und gilt deshalb auch für Gesellschaften mit nur einem Verwaltungsratsmitglied.
Schriftliche Beschlussfassung der Generalversammlung
Zirkularbeschlüsse (d.h. Beschlüsse ohne mündliche Beratung) sind im Verwaltungsrat seit Jahren etablierte Praxis. Mit der Aktienrechtsrevision, die am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, wurde die gesetzliche Grundlage für die schriftliche Beschlussfassung ausdrücklich auch für die Generalversammlung geschaffen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass über jede schriftliche Beschlussfassung in der Generalversammlung ein sogenanntes Erwahrungsprotokoll zu erstellen ist. Dieses hält das Ergebnis der schriftlichen Abstimmung über die traktandierten Anträge fest und ist anschliessend von der vorsitzenden sowie von der protokollführenden Person eigenhändig zu unterzeichnen.
Rechtzeitige Durchführung der ordentlichen Generalversammlung
Nach Massgabe von Art. 699 Abs. 2 OR hat die ordentliche Generalversammlung jährlich innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres stattzufinden.
Obwohl es sich bei dieser Bestimmung um eine sogenannte Ordnungsvorschrift handelt, kann die Nichteinhaltung dieser Frist weitreichende Konsequenzen haben. Das Bundesgericht hat unlängst festgehalten, dass das Amt des Verwaltungsrates spätestens mit Ablauf des sechsten Monats nach Schluss des betreffenden Geschäftsjahres endet, wenn keine Generalversammlung durchgeführt oder die (Wieder-)Wahl des Verwaltungsrates nicht traktandiert wurde. Eine stillschweigende Verlängerung des Mandats hat das Bundesgericht ebenso ausgeschlossen.
Ohne rechtzeitige Wiederwahl des Verwaltungsrates fehlt der Gesellschaft somit eines ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Organe (sog. Organisationsmangel), was die Funktions- und Handlungsfähigkeit der Gesellschaft erheblich einschränken kann. Des Weiteren besteht fortan auch eine grosse (Rechts-)Unsicherheit mit Blick auf Handlungen, die der Verwaltungsrat nach Ablauf seiner Amtsdauer vornimmt, nachdem diese – je nach Konstellation – für die Gesellschaft (und auch Dritte) unter Umständen unverbindlich sein können.
Weiter hat das Bundesgericht entschieden, dass ein nicht mehr gültig gewählter Verwaltungsrat auch nicht mehr befugt ist, eine Generalversammlung ordnungsgemäss einzuberufen. Gesellschaften ohne rechtsgültig gewählten bzw. bestellten Verwaltungsrat können die Generalversammlung grundsätzlich nur noch über die Revisionsstelle oder das Gericht einberufen, sofern nicht sämtliche Aktionäre anwesend sind und gemeinsam eine Universalversammlung durchführen.
Es empfiehlt sich daher, die 6-Monate-Frist konsequent einzuhalten. Sollte eine rechtzeitige ordentliche Generalversammlung nicht möglich sein (beispielsweise aufgrund von Verzögerungen bei der Erstellung und / oder Prüfung der Jahresrechnung), sollte der Verwaltungsrat – sofern dessen Amtsdauer endet – zumindest im Rahmen einer ausserordentlichen Generalversammlung vorzeitig wiedergewählt werden.
Saubere und nachvollziehbare Übertragung von Aktien (Title Chain)
Wer sein Unternehmen irgendwann einmal verkaufen möchte, sieht sich in aller Regel im Rahmen einer Due Diligence (DD) einer detaillierten Prüfung gegenüber. Ziel einer DD ist es, potenzielle Risiken, Chancen und Werttreiber des Unternehmens zu identifizieren und zu bewerten. Aus rechtlicher Sicht gehört der Nachweis einer lückenlosen Title Chain («Eigentümerkette») zu den zentralen Prüfthemen. Nur wenn die Title Chain ab Gründung der Gesellschaft lückenlos nachgewiesen werden kann, besteht für die Käuferschaft ein verlässlicher und belastbarer Nachweis der tatsächlichen und rechtlichen Eigentumsstellung der Verkäuferschaft. Entsprechend wichtig ist es, Aktien stets gemässden geltenden gesetzlichen Regeln zu übertragen.
Dazu gehört insbesondere die rechtsgültige Übertagung der Mitgliedschafts- und Vermögensrechte mittels schriftlicher Abtretung (Zession) oder – bei verbrieften Aktien – etwa durch Übergabe des Aktienzertifikats und Anbringung des Indossaments (sog. wertpapiermässige Übertragung).
Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass beispielsweise Aktienzertifikate aufgrund ihres Wertpapiercharakters durch den Verwaltungsrat stets einzuziehen und für ungültig zu erklären sind, sollten die entsprechenden Aktien nicht mehr verbrieft sein. Aufgrund ihres Charakters als Wertpapier und zur Sicherstellung der Beweis- bzw. Eigentümerkette dürfen Aktienzertifikate (und auch verbriefte Einzelaktien) keinesfalls vernichtet werden, sondern sind in entwerteter Form zu den Gesellschaftsakten zu legen, um den Nachweis der lückenlosen Title Chain jederzeit erbringen zu können.
Neues Transparenzregister
Transparenzregister Am 1. Oktober 2026 tritt das Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (TJPG) in Kraft, dessen Kernstück die Errichtung eines nationalen Transparenzregisters ist.
Das elektronisch geführte Transparenzregister wird Informationen über natürliche Personen enthalten, die Unternehmen im Sinne des TJPG kontrollieren.
Das TJPG statuiert für die betroffenen Rechtseinheiten umfangreiche Identifizierungs-, Dokumentations-, Eintragungs- und Meldepflichten.
Der Gesetzgeber verspricht sich durch das neue Bundesgesetz eine Erhöhung der Transparenz bei juristischen Personen, den wirtschaftlichen Beteiligungsstrukturen, Macht- und Kontrollverhältnissen. Verstösse gegen die Pflichten können sanktioniert werden.
Obwohl das TJPG Übergangsfristen vorsieht, empfiehlt sich eine frühzeitige Registrierung auf der Plattform www.easygov.swiss und im Anschluss eine rechtzeitige Meldung an das Transparenzregister.
Balmer-Etienne unterstützt Sie auch hier gerne.
