Wenn aus Feststellungen Lösungen entstehen

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Handhabungen von Mehrwertsteuer (MWST) im Rahmen der Abschlussprüfung automatisch umfassend mitgeprüft wird. Das ist ein Irrtum. Die Revision kann MWST-relevante Hinweise liefern, ersetzt aber keine vertiefte MWST-Beurteilung. Ein zusätzlicher Nutzen entsteht, wenn Wirtschaftsprüfung und MWST-Beratung richtig zusammenspielen: Die Revision erkennt Auffälligkeiten in Buchhaltung, Prozessen oder Abstimmungen. Die MWST-Beratung ordnet diese Hinweise steuerlich ein und entwickelt daraus konkrete Lösungen.

Mehrwertsteuer als Selbstveranlagungssteuer

Die Mehrwertsteuer ist als Selbstveranlagungssteuer ausgestaltet. Die Verantwortung für die korrekte Ermittlung, Dokumentation und Deklaration liegt bei der steuerpflichtigen Person. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) prüft dies nicht laufend, sondern in der Regel erst nachträglich im Rahmen einer Kontrolle.
Die Abschlussprüfung verfolgt ein anderes Ziel. Sie beurteilt die Ordnungsmässigkeit der Jahresrechnung. MWST-Positionen werden dabei berücksichtigt, soweit sie für die Jahresrechnung wesentlich sind. Die Prüfung umfasst jedoch keine ganzheitliche MWST-Beratung und beinhaltet keine vollständige steuerliche Detailprüfung sämtlicher Geschäftsvorfälle, Verträge, Mittelflüsse und Vorsteuerpositionen.

Dieses Missverständnis zeigt sich in der Praxis besonders häufig bei der Umsatz- und Vorsteuerabstimmung. Diese Abstimmungen sind gesetzliche Pflichten der steuerpflichtigen Person. Der Prüfer oder die Prüferin kann fehlende oder nicht nachvollziehbare Abstimmungen erkennen und daraus Hinweise ableiten. Die Verantwortung für die vollständige MWST-Compliance wird damit jedoch nicht übernommen.

Das Gesetz verlangt eine ordnungsgemässe Buchführung, aus der MWST-relevante Sachverhalte nachvollziehbar ermittelt werden können (Art. 70 MWSTG).

Die jährliche Umsatz- und Vorsteuerabstimmung ist in Art. 128 Abs. 2 und 3 MWSTV konkret geregelt. Solche Abstimmungen sind keine blosse Formalität. Sie helfen, Differenzen zwischen Buchhaltung und MWST-Abrechnungen, falsche Steuerkennzeichen oder nicht berücksichtigte Vorsteuerkorrekturen frühzeitig zu erkennen.

Wo die Abschlussprüfung bei der Mehrwertsteuer an ihre Grenzen stösst

Bei einem klassischen Handelsunternehmen sind MWST-Risiken oft eher sichtbar. Waren werden eingekauft, steuerbar verkauft und die Steuerpflicht lässt sich vielfach anhand der Erfolgsrechnung, der Steuerkennzeichen und der Vorsteuerpositionen plausibilisieren. Anspruchsvoller wird es, sobald von der Steuer ausgenommene Leistungen, Subventionen, Spenden, andere Nichtentgelte oder gemischte Tätigkeiten vorlie-gen. Dann reicht eine reine Kontensicht häufig nicht aus.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Verband führt für Dritte ein Sekretariat. Die Dienstleistungserträge liegen für sich betrachtet unter der für die obligatorische Steuerpflicht massgebenden Umsatzgrenze. Zusätzlich werden jedoch der Kundschaft anteilige Raumkosten weiterbelastet und in der Buchhaltung als Mietzinseinnahmen erfasst. Mehrwertsteuerlich stellt sich die Frage, ob diese Beträge tatsächlich eine eigenständige Vermietungsleistung abgelten. Dienen die Räume lediglich der Erbringung der Administrationsdienstleistung, können die weiterbelasteten Raumkosten Bestandteil des Entgelts für diese Dienstleistung sein. Werden sie hinzugerechnet, kann die Umsatzgrenze für die obligatorische Steuerpflicht überschritten werden.

Für die prüfende Person ist dies nicht zwingend offensichtlich. Die Jahresrechnung kann formal korrekt sein, obwohl die mehrwertsteuerliche Qualifikation der Erträge anders ausfällt als die Kontierung vermuten lässt. Massgebend ist die tatsächliche Leistung, nicht die Bezeichnung des Ertragskontos.

Ein zweites Beispiel: grenzüberschreitende Dienstleistungsbezüge

Bezieht ein Unternehmen etwa IT- oder Beratungsleistungen von einem ausländischen, im Inland nicht steuerpflichtigen Anbieter, kann auf diesen Leistungen die Bezugsteuer geschuldet sein, sofern der Leistungsort in der Schweiz liegt (Art. 45 MWSTG). Bei vollem Vorsteuerabzug bleibt dies wirtschaftlich häufig neutral. Bei gemischter Tätigkeit oder eingeschränktem Vorsteuerabzug kann eine übersehene Bezugsteuer dagegen zu einer echten Nachbelastung führen.

Auch unklare Stellvertretungsverhältnisse oder Gutschriften können zu MWST-Risiken führen. Entscheidend ist, wer die Leistung mehrwertsteuerlich erbringt und ob die Abrechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Fehlt diese Klarheit, kann Korrekturbedarf entstehen.

Typische Situationen aus der Praxis

Ähnliche Abgrenzungsfragen stellen sich bei
neuen Geschäftsmodellen, etwa lokalen Elektrizitätsgemeinschaften, bei einfachen Gesellschaften, Konsortien, Umstrukturierungen oder ERP-Systemen (unternehmensweite Software zur Verwaltung von Geschäftsprozessen, u. a. Buchhaltung; wie SAP, Abacus, D365 etc.). Gerade bei ERP-Projekten können falsch parametrisierte MWST-Codes oder Steuerlogiken dazu führen, dass Fehler systematisch über mehrere Abrechnungsperioden weitergeführt werden.

Prüfspur und Zusammenspiel

Auch aus MWST-Sicht ist eine nachvollziehbare Prüfspur zentral. Die steuerliche Behandlung muss von der Rechnung über den MWST-Code, die Buchhaltung und die MWST-Abrechnung bis zur Umsatz- und Vorsteuerabstimmung nachvollzogen werden können. Fehlt diese Verbindung, wird es für die ESTV und für die Revisionsstelle schwierig, die deklarierte Steuer zuverlässig nachzuvollziehen.

Von der Feststellung zur Lösung

Werden bei der Prüfung Auffälligkeiten festgestellt, etwa fehlende Abstimmungen, ungewöhnliche Mittelflüsse, unklare MWST-Codes oder aufgesplittete Ertragspositionen, empfiehlt sich eine gezielte MWST-Analyse. Die Revision erkennt damit Hinweise auf mögliche Risiken. Die MWST-Beratung klärt die steuerliche Behandlung, beurteilt den Handlungsbedarf und zeigt konkrete Massnahmen auf. So lassen sich Nachbelastungen vermeiden, Korrekturen geordnet vornehmen und Prozesse verbessern. Wird eine Auffälligkeit frühzeitig geklärt, sinkt zugleich das Risiko, bei einer späteren ESTV-Kontrolle unangenehm überrascht zu werden.

Unsere MWST-Spezialistinnen und -Spezialisten unterstützen Unternehmen bei der Analyse komplexer Geschäftsvorfälle, der Erstellung von Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen, der Überprüfung der MWST-Compliance sowie bei der Erstellung oder Korrektur von MWST-Abrechnungen. Ebenso begleiten wir Unternehmen bei ESTV-Kontrollen, verfassen Stellungnahmen und unterstützen sie bei der Einholung verbindlicher Auskünfte von der ESTV. Gemäss Art. 78 Abs. 4 MWSTG kann auch eine Kontrolle auf Gesuch der steuerpflichtigen Person beantragt werden. Eine solche Kontrolle auf Gesuch sollte jedoch sorgfältig vorbereitet werden, damit bekannte Risiken vorgängig analysiert und, soweit möglich, bereinigt werden können.

Davon profitiert auch die Wirtschaftsprüfung. Sauber dokumentierte Steuerlogiken, konsistente MWST-Codes, belastbare Abstimmungen und klare Abgrenzungen verbessern die Prüfspur. Die MWST-Beratung unterstützt damit die Prüfungsarbeit, ohne die Rolle der prüfenden Person zu übernehmen. Damit dieser Mehrwert entsteht, ohne die Unabhängigkeit der Revisionsstelle zu gefährden, prüfen wir in jedem Mandat sorgfältig, welche Beratungsleistungen zulässig sind. Wo erforderlich, werden Leistungen organisatorisch und personell getrennt oder fachlich abgegrenzt. So kann die erforderliche Unabhängigkeit gewahrt werden, während dem Unternehmen die kombinierte Fachkompetenz beider Bereiche zur Verfügung steht. Für das Unternehmen bedeutet das zugleich einen Effizienzgewinn: Es profitiert von zusätzlicher Fachkompetenz innerhalb der selben Organisation, ohne die Ansprechperson wechseln zu müssen.

Mehrwertsteuer und Wirtschaftsprüfung richtig zusammendenken

Die Verantwortung für die für die korrekte MWST-Ermittlung, -Deklaration und -Abrechnung bleibt beim Unternehmen. Die Abschlussprüfung kann Hinweise auf Risiken liefern, ersetzt aber keine vertiefte MWST-Prüfung.

Im Zusammenspiel liegt der Nutzen: Die Revision erkennt Auffälligkeiten, die MWST-Beratung liefert die steuerliche Diagnose und zeigt konkrete Lösungen auf. Das verbessert nicht nur die MWST-Compliance, sondern auch die Qualität der Prüfspur, der Abstimmungen und der internen Prozesse.