
Digitale Unterschrift im Arbeitsrecht: Was Arbeitgeber wissen müssen
Digitalisierung von Geschäftsabläufen ist ein aktuelles Thema, so auch im Arbeitsrecht. Die digitale Unterschrift revolutioniert die Art und Weise, wie Arbeitsverträge und andere arbeitsrechtliche Dokumente unterzeichnet werden können. Schnell, aber auch in jedem Fall rechtlich wirksam? Wir zeigen Ihnen auf, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind.
Ausnahme: Wenn das Gesetz die Schriftform verlangt
Nach Schweizer Recht kann ein Arbeitsvertrag grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden, so dass alle Arten der digitalen Unterschrift für den Vertragsabschluss geeignet sind. Für bestimmte Abreden, z.B. Wegbedingung von Überstunden und nachvertragliche Konkurrenzverbote, kennt das Gesetz allerdings die Schriftform als Gültigkeitsvorschrift. Damit eine solche Abrede zwischen den Parteien Gültigkeit erlangt, muss die entsprechende Bestimmung des Arbeitsvertrages somit eigenhändig (handschriftliche Originalunterschrift) unterzeichnet werden. Fotografierte oder eingescannte Unterschriften sowie einfache elektronische Signaturen erfüllen das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift dabei nicht. Lediglich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist, weil gesetzlich ausdrücklich so geregelt, der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.
Ausnahme: Wenn die Parteien Schriftlichkeit vereinbart haben
Nach der gesetzlichen Regelung kann ein Arbeitsverhältnis formlos gekündigt werden. Es kommt in der Praxis aber häufig vor, dass Parteien im Arbeitsvertrag oder auch in einem Personalreglement vorsehen, dass die Kündigung des Arbeitsverhältnisses schriftlich erfolgen muss (sog. Formvorbehalt). Sofern die Parteien nicht definieren, was unter "Schriftlichkeit" zu verstehen ist, geht die aktuelle Rechtsprechung grundsätzlich davon aus, dass die Parteien die gesetzliche Schriftform der eigenhändigen Unterschrift oder der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) vereinbart haben. Würde in der Folge etwa per E-Mail gekündigt, ist die Formvorschrift somit nicht eingehalten. Die Kündigung wäre nichtig und damit unwirksam.
Fazit
Die Digitalisierung vereinfacht Arbeitsprozesse. Aber auch im Arbeitsrecht ist es unerlässlich, gesetzliche oder vertragliche Schriftformerfordernisse einzuhalten, um nicht dem Risiko der Unwirksamkeit ausgesetzt zu sein. Wo das Gesetz schriftliche Form vorschreibt, muss der Vertrag die Unterschrift aller Parteien tragen, die durch ihn verpflichtet werden sollen. Nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist dabei der der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.
Haben Sie Fragen? Balmer-Etienne berät und unterstützt ihre Kunden mit ihrer langjährigen und umfassenden Expertise bei sämtlichen Fragestellungen und Anliegen rund um die Digitalisierung und dem Einsatz der digitalen Unterschrift bei arbeitsrechtlichen Prozessen.