Datenschutz: aktive Informationspflicht (auch) für Arbeitgebende!
Mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz wurde die aktive Informationspflicht für alle Verantwortlichen und somit auch für Arbeitgebende eingeführt. Sie gilt bei der Beschaffung von allen Personendaten. In diesem Artikel zeigen wir auf, was es damit auf sich hat und was mögliche Folgen bei Nichteinhaltung sind.
Mit der Informationspflicht soll eine transparente Datenbearbeitung gewährleistet und die Rechte der betroffenen Personen gestärkt werden. Wird die Informationspflicht bewusst unterlassen, können die fehlbaren privaten Personen mit Bussen bis CHF 250 000 bestraft werden. Wie können Arbeitgebende gewährleisten, dass sie ihrer Informationspflicht gegenüber Mitarbeitenden nachkommen?
Inhalt der Informationspflicht
Die Informationspflicht muss angemessen erfolgen. Dabei ist zwischen dem Mindestinhalt und der erweiterten Informationspflicht im Einzelfall zu unterscheiden.
Ob die Information angemessen ist, wird anhand der Bearbeitungsbedeutung und der Schutzbedürftigkeit der Personendaten beurteilt (Risikoansatz).
Zeitpunkt und Form der Informationspflicht
Wann ist der richtige Zeitpunkt der Informationspflicht?
Als Grundsatz gilt: Die Information muss zum Zeitpunkt der Beschaffung der Personendaten erfolgen. Dies gilt sowohl bei direkter als auch bei indirekter Erhebung von Personendaten, also auch, wenn Personendaten aus anderen Quellen wie Internet oder Social-Media oder von Dritten wie Personalvermittler stammen. Nur in Ausnahmefällen ist eine Informationspflicht nicht notwendig, z.B. wenn Arbeitnehmende bereits über die entsprechenden Informationen verfügen.
Was ist die richtige Form der Informationspflicht?
Die Information kann mündlich, elektronisch oder schriftlich erfolgen. Aus Gründen der Nachweisbarkeit empfiehlt es sich jedoch, Mitarbeitende schriftlich zu informieren, sei es auf Papier oder in elektronischer Form (z. B. als PDF-Dokument, über das Internet, Intranet oder eine Mitarbeiterplattform). Die Information kann im Mitarbeiterreglement, im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Mitarbeiterinformation (unsere Empfehlung) erfolgen.
Praxisfall und die Folgen
Falsche oder fehlende Informationen gegenüber Arbeitnehmenden sind in angespannten Arbeitssituationen oder in Kündigungsfällen kein Nebenschauplatz, sondern können ein regelrechter «Streitkatalysator» sein.
Das Outsourcing der Lohnadministration ist in der Praxis weit verbreitet. Damit Arbeitgebende ihrer Informationspflicht nachkommen, müssen sie ihre Mitarbeitenden spätestens bei der Anstellung darüber informieren, dass Personendaten – wie beispielsweise lohnrelevante Angaben – von einem externen Dienstleister bearbeitet werden.
Was sind mögliche Folgen, wenn die Information zu spät erfolgt?
Erfolgt diese Information nicht rechtzeitig, kann dies zu rechtlichen und organisatorischen Problemen führen:
- Formale Risiken: Gekündigte Mitarbeitende könnten Versäumnisse bei der Informationspflicht als Druckmittel einsetzen.
- Datenschutzrisiken: Betroffene Personen könnten geltend machen, dass ihre Personendaten (Einkommensdaten, Arztzeugnisse usw.) unzulässig an Dritte weitergegeben wurden.
- Erhöhter Aufwand: Der administrative Aufwand im Rahmen von Kündigungen steigt und bindet interne Ressourcen.
- Rechtsrisiken: Es besteht die Gefahr von zusätzlichen oder langwierigen zivil- und strafrechtlichen Verfahren.
- Imageschaden: Werden datenschutzrechtliche Versäumnisse – beispielsweise im Rahmen von Gerichtsverfahren – öffentlich wahrgenommen, kann dies für das Unternehmen zu einem Reputationsschaden führen.
Um Risiken wie mögliche Haftungs- und Reputationsschäden zu vermeiden, ist eine vollständige und rechtzeitige Information der Mitarbeitenden zwingend erforderlich. Da Auskunftsbegehren und Informationspflicht im Datenschutz zusammenhängen, verweisen wir Sie gerne auf unseren Artikel zum Thema «Auskunftspflicht» sowie generell auf unsere Datenschutzbroschüre. Darin finden Sie weitere wertvolle Informationen.
Wenn Sie Ihre Informationspflicht oder den Datenschutz im Unternehmen generell optimieren möchten, sind wir gerne bereit, Sie bei diesem Schritt zu unterstützen.
