Ein effizienter Jahresabschluss: Mehr Klarheit, weniger Aufwand

Der Jahresabschluss

Am Anfang steht ein Stapel Papier oder ein Ordner voller PDFs. Rechnungen, Kontoauszüge, vielleicht eine miserabel gescannte Benzinquittung. Ein Unternehmer, nennen wir ihn Herr Meier, blickt darauf und denkt: «Das hat doch locker noch Zeit bis Juni.»

Doch der Jahresabschluss ist kein Freund des Aufschiebens. Er besteht aus unzähligen kleinen Arbeitsschritten wie Abstimmungen, Abgrenzungen und Verzinsungen. Damit diese korrekt ausgeführt werden können, braucht es eine gute Vorbereitung. Je länger man wartet, desto näher rücken die Fristen. Und mit ihnen steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Darum ist Herr Meier besser beraten, wenn er frühzeitig mit dem Abschlussprozess beginnt. Weniger Drama, mehr Kontrolle und im besten Fall ein wertvolles Führungsinstrument statt bloss ein Pflichtakt.

Deshalb empfehlen wir Herrn Meier vier Punkte für einen besseren Jahresabschluss.

1. Ein effizienter Buchhaltungsprozess

Dem Jahresabschluss ist der Buchhaltungsprozess vorgelagert. Hier wird definiert, wie die einzelnen Geschäftsvorfälle ihren Weg in die Buchhaltung finden. Vom Debitoren- und Kreditorenwesen über die Lohnbuchhaltung bis hin zur Anlagenbuchhaltung.

Es ist zu empfehlen, die Buchführung möglichst früh und sogar automatisch mit der Verarbeitung der Geschäftsvorfälle zu verknüpfen. Beispielsweise bei den Debitoren lässt sich das gut umsetzen: Werden Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungs- oder ERP-System erstellt, erfolgt die Verbuchung automatisch. Zahlungseingänge können dank QR-IBAN ebenfalls automatisiert verbucht werden. Die heutigen Softwarelösungen bieten viele Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren. Doch Effizienz entsteht nicht allein durch Software. Auch die internen Abläufe müssen klar und möglichst standardisiert sein. Je weniger Spezialfälle und Workarounds, desto effizienter läuft der Prozess.

Kleine Effizienzverluste kumulieren sich über die Jahre und machen den Buchhaltungsprozess langsamer und teurer. Aus diesem Grund empfehlen wir, den Buchhaltungsprozess laufend zu optimieren.

2. Fachwissen einholen

Die Qualität des Jahresabschlusses hängt stark von den Erstellern ab. Der Jahresabschluss mag nicht zum Kerngeschäft von Herrn Meier gehören, dennoch hat er ein grosses Interesse an einer hohen Qualität. Wir empfehlen, intern genügend fachliches Know-how aufzubauen oder bei Bedarf über einen externen Berater einzuholen.

Es ist sehr hilfreich, möglichst frühzeitig die nötigen Ressourcen für einen korrekten Jahresabschluss zu organisieren. Wie beim Buchhaltungsprozess können kleine Fehler grosse Konsequenzen (in der Regel steuerlicher Art) nach sich ziehen.

Ob interne Buchhaltung, ein Treuhänder oder eine Kombination davon: Die passende Expertise sorgt dafür, dass Herr Meier den Kopf frei hat für sein Kerngeschäft.

3. Verantwortung wahrnehmen

Die Verantwortung für die Buchhaltung liegt beim Unternehmer selbst. Auch wenn das Team oder externe Berater optimal aufgestellt sind, darf man die Zügel nicht aus der Hand geben. Ein Buchhalter sieht nur, was auf dem Beleg steht. Er ist nicht im Geschäftsalltag dabei.

Darum empfehlen wir, die Verantwortung aktiv wahrzunehmen. Das kann durch gute Kommunikation, Kontrolle, Unterstützung bei der Erstellung oder durch die Besprechung und Plausibilisierung des Abschlusses geschehen.

4. Jahresabschluss als finanzielles Führungsinstrument

Der Jahresabschluss sagt viel über ein Unternehmen aus. Er erfordert einiges an Arbeit, wird jedoch oft nur als Beilage zur Steuererklärung betrachtet. Das ist schade, denn er kann weit mehr sein.

Richtig genutzt, dient der Jahresabschluss als finanzielles Führungsinstrument. Natürlich reicht es nicht, die Geschäftszahlen nur einmal im Jahr anzuschauen. Doch er kann der Einstieg sein, den man mit Monats- oder Quartalsabschlüssen weiterentwickelt.

Aus einem Jahresabschluss lassen sich wertvolle Informationen ziehen: Vorjahresvergleiche, Margenberechnungen, Kennzahlenanalysen oder Budgetvergleiche. Wir empfehlen, solche Führungsinformationen gezielt zu definieren und direkt in den Abschlussprozess zu integrieren. So wird aus einer mühsamen Pflicht ein echter Mehrwert.

Das Ende der Geschichte

Herr Meier wendet sich an Balmer-Etienne. Durch die ganzheitliche Beratung und die Erfahrung unserer Fachpersonen werden Risiken vermindert. Er kann auf Basis der Jahresrechnung eine klare finanzielle Strategie entwickeln und sein Unternehmen im neuen Jahr auf den richtigen Kurs bringen. Mit dem Jahresabschluss als Kompass.

Möchten auch Sie Ihren Jahresabschluss effizienter gestalten oder suchen eine professionelle Begleitung im Prozess? Wir unterstützen Sie gerne, von der Buchhaltung bis zum fertigen Abschluss.

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