HR- & Saläradministration auslagern?
Die externe Verarbeitung der HR- & Saläradministration hat Vor- und Nachteile. Die Entscheidung, ob die Verarbeitung oder das Ganze ausgelagert wird, hängt schliesslich von den spezifischen Bedürfnissen und Zielsetzungen des Unternehmens ab. Nachfolgend werden die wesentlichen Punkte dargestellt.
Vorteile der Auslagerung an einen externen Berater
Kontinuität und Zuverlässigkeit
Eine Berater-/Treuhandfirma sorgt dafür, dass Aufgaben auch bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung kontinuierlich weitergeführt werden. Beim Ausscheiden einer Person trägt auch diese die Verantwortung für einen reibungslosen Übergang, ohne dass das auftraggebende Unternehmen organisatorisch eingreifen oder zusätzliche Kosten übernehmen muss. Rekrutierung, Onboarding, Wissenstransfer usw. werden von der Beratungs-/Treuhandfirma übernommen.
Aktuelles Fachwissen
Regelmässige Weiterbildung und laufendes Studium von Fachliteratur ist das "A & O". Entsprechend investieren Beratungs-/Treuhandfirmen viel Ressourcen in internen Schulungen und tragen Kosten von externen Lehrgängen sowie Kursen. So profitiert das auftraggebende Unternehmen nicht nur von aktuellem und umfassendem Wissen.
Flexibilität und Effizienz
Unfälle, (Langzeit-)Krankheiten, Mutter- & Vaterschutz sind intensive Themen, die operative Führungskräfte auch administrativ fordern. Zudem sollen sie korrekt abgerechnet werden. Diese und andere Themen benötigen sodann ad-hoc Ressourcen von HR-& Personaladministration.
Arbeitseinsatz auf Abruf?
Die externe Administration wird für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit entschädigt. Oftmals bestehend auch Fixpreise je Abrechnung bzw. Ereignis, was besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil sein kann. Herausforderungen in Sachen variierender Arbeitsbelastungen, passender Ressourcen, unterschiedliche Fachwissensanforderungen, Stellvertretung bei Abwesenheiten, Koordination von Kommunikation usw. werden bei der Auslagerung elegant umgangen resp. ebenfalls mit ausgelagert. Zudem ist die Erreichbarkeit analog eines 100%-Pensum garantiert. Im besten Fall kann dem Leitungsgremium auch ein HR-Sparringpartner zur Seite stehen.
Nachteile der Auslagerung an einen externen Berater
Eingeschränkte Integration
Die externe Administration hat keine direkte Firmenzugehörigkeit. So richtet sich die soziale Integration der externen Personen ebenfalls nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielsetzungen des auftraggebenden Unternehmens. Je nach Auftragsumfang sind die Beauftragten nicht die erste, direkte Anlaufstelle für Mitarbeitende. Und auch wenn dies durch regelmässige Anwesenheit vor Ort – zumindest teilweise – kompensieren lässt, bleibt die Integration in die Firmenkultur des Auftraggebers begrenzt. Daher und auch aufgrund der Informationskoordination zur abschliessenden Auftragsbearbeitung HR- & Personaladministration braucht es dennoch seitens Auftraggeber (HR-)Ressourcen bzw. eine Bezugsperson.
Kostenvergleich
Im direkten Kostenvergleich ist die externe Verarbeitung – Drittkosten vs. Lohnkosten – teurer. Unter Berücksichtigung von Absenzen und Weiterbildungen wie auch variierenden Kapazitäts- bzw. Fachwissensanforderungen und diesbezüglicher Ressourcenbeschaffung ist dem nicht mehr so.
Fazit
Nach Definition der Zielsetzung sollte insbesondere die Komplexität der Ressourcenzusammensetzung und des Ressourcenbedarfs analysiert und sorgfältig abgewogen werden. Diese Informationen sind essentielle Entscheidungsgrundlagen, ob die HR- & Personaladministration ausgelagert werden soll.
Für kleinere und mittlere Unternehmen, kann insbesondere die flexible Bedürfnisabdeckung, aktuelles Fachwissen und skalierbare Kostenstrukturen langfristig Vorteile bringen. Eine genaue Analyse der spezifischen Anforderungen des Unternehmens ist daher entscheidend, um die optimale Entscheidung zu treffen.
Besonders schätze ich die Zusammenarbeit und Beratung von Kunden sowie deren Mitarbeitern. Es bereitet mir Freude, sie in allen Lebenslagen begleiten und unterstützen zu können. Ich selbst arbeite seit 20 Jahren im Bereich Treuhand und Finanzen. Mein Wissen habe ich durch verschiedene Weiterbildungen vertieft.
