SAGE BEITRAG

Bereit für das nächste Digitalisierungslevel

Die Balmer-Etienne AG zeigt, wie sie mit passenden Tools und digitalen Prozessen ihre Kunden optimal bedienen kann

        

Um die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten einfacher und effizienter zu gestalten, müssen Treuhänder digitalisieren. Die Balmer-Etienne AG zeigt, wie sie mit passenden Tools und digitalen Prozessen ihre Kunden optimal bedienen kann – unabhängig von deren Unternehmensgrösse und digitalem Reifegrad.

veröffentlicht: Juni 2021

Ihre Ansprechpersonen:

André Egli
dipl. Treuhandexperte

Die Balmer-Etienne AG betreut im Bereich Treuhand mehr als 500 KMU-Mandate. Das Unternehmen mit 130 Mitarbeitenden an den Standorten Luzern, Zürich und Stans ist für viele Firmen weiter auch als Wirtschaftsprüfer tätig und ist ein etabliertes Beratungsunternehmen in den Bereichen Steuern, Recht, Wirtschaftsberatung, Transaktionen sowie Digitale Expertise. Um die Zusammenarbeit mit seinen Kunden möglichst effizient, innovativ, sicher und einfach zu gestalten, hat das Beratungsunternehmen bereits früh damit begonnen, Prozesse zu digitalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren.

Digitale Prozesse für Treuhänder und Kunden

«Unsere Kundenbefragungen zeigten, dass 80 bis 90 Prozent der KMU digitalisieren wollten, aber nur die wenigsten wussten, wie sie dabei vorgehen sollten und vor allem, mit welchem Unternehmensbereich zu starten war», sagt André Egli, Leiter Treuhand beim Beratungsunternehmen Balmer-Etienne. Die Analysen von Balmer-Etienne ergaben, dass eine massgeschneiderte Digitalisierungs-Softwarelösung direkt um ein Buchhaltungssystem herum aufgebaut werden sollte. «Um effizient und nachhaltig digital arbeiten zu können, müssen die Daten intelligent gemanagt werden. Dies bedingt, dass die Buchhaltungslösung optimalerweise mit einem Enterprise Content Managementsystem (ECM) ergänzt und erweitert wird», weiss André Egli.

Also ging man auf die Suche nach geeigneten Partnern und Herstellern und fand mit BWO Systems AG den idealen IT-Umsetzungspartner. Die Business Software im Kern der Lösung musste neben breiter Funktionalität auch offen sein für die Anbindung an andere Anwendungen.

André Egli, Balmer-Etienne AG

«Sage 50 Extra ist in Sachen Funktionsumfang, offener Architektur und Preis-Leistung absolut top.»

Die Wahl fiel nicht schwer: «Wir wählten Sage 50 Extra, weil die Software in Sachen Funktionsumfang, offener Architektur und Preis-Leistung absolut top ist. Sage ermöglicht eine extrem hohe Flexibilität, Offenheit und Funktionalität», sagt André Egli. «Zudem ist Sage 50 Extra unbegrenzt mandantenfähig, kostenmässig sehr attraktiv und vor allem auch im Unterhalt und bei Updates sehr pflegeleicht.» So entwickelte Balmer- Etienne zusammen mit BWO Systems die rund um Sage 50 Extra aufbauende Lösung KMU Digital.

Dream-Team: Sage 50 Extra und Treuhand Digital

Neben der branchenunabhängigen Lösung KMU Digital bietet Balmer- Etienne heute mit Treuhand Digital auch eine spezifische Treuhand-Softwarelösung an, die ebenfalls mit Sage 50 Extra sehr gut funktioniert. Damit gewinnen Treuhänder an Effizienz und sind in der Lage, Routineaufgaben zu automatisieren und die Finanz- und Personaldaten ihrer Kunden einfacher zu verarbeiten. Auch können gemäss André Egli alle internen Treuhandprozesse digitalisiert, standardisiert und dokumentiert werden, was eine wesentliche und nachhaltige Effizienzsteigerung mit sich bringt. Zudem lasse sich intern der Umsatz steigern, da die Mitarbeitenden nun ganz einfach mehr Zeit für Kundenarbeit haben.

André Egli, Balmer-Etienne AG

«Unbegrenzt mandantenfähig, kostenmässig sehr attraktiv sowie im Unterhalt und bei Updates sehr pflegeleicht.»

Während sich der klassische Treuhänder vor allem um die Buchhaltung kümmert, können digital reifere Treuhänder mit KMU Digital viele weitere Dienstleistungen für eine beliebige Anzahl Kunden übernehmen. Outsourcing in der Administration sei ein Bedürfnis vieler KMU, so André Egli. Da die Unterlagen der Kunden digital in der Cloud vorhanden sind, können die Treuhänder je nach Anforderungen die ganze Administration übernehmen – oder einzelne Teile daraus: So zum Beispiel Ferienstellvertretungen, HR-Administration oder neu auch die Archivierung aller Dokumente. «Da die Benutzer- und Rechteverwaltung bei Sage und dem eingesetzten ECM sehr gut funktionieren, sind die im Treuhand-Umfeld wichtigen Aspekte wie Nachprüfbarkeit und Beweisbarkeit jederzeit gewährleistet», erklärt André Egli.

Gemeinsame Datengrundlage erleichtert die Zusammenarbeit

Die Lösungen KMU Digital und Treuhand Digital inklusive Sage 50 Extra nutzt Balmer-Etienne einerseits intern zur Verwaltung des Unternehmens und andererseits in der externen Anwendung für die Betreuung seiner Kunden. Von den digitalen Workflows, bei denen die Daten direkt mit Sage 50 Extra ausgetauscht werden, profitieren am Ende beide Seiten.

Gemäss dem Best-of-Breed-Konzept von Sage kann das offene System mit den jeweils am besten geeigneten Softwarelösungen kombiniert werden. Als gemeinsamer Daten-Pool dient im Fall von Treuhand Digital die ECM- Lösung M-Files. Die Bedürfnisse in den Bereichen Rechnungswesen, Dokumentenmanagement, Archivierung und intelligentes Informationsmanagement können so perfekt abgedeckt werden. Gerade das Datenmanagementsystem sowie die einfach zu bedienende Workflowengine (für digitale Prozesse) kann als absoluter Mehrwert herausgestrichen werden. Informationen, Daten oder digitale Workflows bringen nur etwas, wenn sie jederzeit vorhanden und zugänglich sind und wenn sie zur Effizienzsteigerung beitragen.

André Egli, Balmer-Etienne AG

«Das flexible System lässt es zu, beispielsweise nur die Scan- Möglichkeit oder andere Funktionalitäten zu nutzen, oder aber alle buchhalterischen und treuhänderischen Aufgaben an uns auszulagern.»

Vereinfachte Zusammenarbeit

Gemäss André Egli sorgt die Lösung aus Sage 50 Extra und KMU Digital bzw. Treuhand Digital dafür, dass die Zusammenarbeit sowohl für Kunden als auch für die Treuhänder deutlich effizienter und einfacher wird. Dabei können die Kunden wählen, wie viel Dienstleistung und Zusammenarbeit sie mit ihrem Treuhänder wollen. «Das flexible System lässt dies zu. So kann der Kunde ohne Bedenken alles oder Teile der Administration an den Treuhänder auslagern.” Die Grundlage dazu liefert der Zugang zu allen Daten über die Cloud mit Datenhaltung und Infrastruktur in der Schweiz.

«Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Dank sehr hohen Qualitätsansprüche an Verfügbarkeit, Sicherheit und Geschwindigkeit von allen Beteiligten, sind die Daten und Systeme unserer Kunden in den besten Händen.»

TREUHAND · PRÜFUNG · BERATUNG