STEUERN

Forschung & Entwicklung (F&E)

Dokumentationspflichten bei Patentbox und F&E Abzug

        

Mit der am 1. Januar 2020 in Kraft getretenen Steuerreform STAF will die Schweiz den hiesigen Innovationsstandort mit der Patentbox und einem zusätzlichen Abzug für Forschung & Entwicklung (F&E) fördern. Nach der Einführung stellen sich nun Umsetzungsfragen. Konkret geht es hierbei auch um die Frage, welche Dokumentationen und Belege vorhanden sein müssen, damit von diesen neuen Steuerinstrumenten Gebrauch gemacht werden kann.

veröffentlicht: Mai 2020

Ihre Ansprechpersonen:

Stefan Wigger
MLaw, dipl. Steuerexperte
CAS UZH in International Tax Law

Kevin Röllin
MLaw, dipl. Steuerexperte

Die Schweizer Patentbox

Damit die Steuerbehörden die Voraussetzungen für die Geltendmachung der Patentbox überprüfen können, muss die steuerpflichtige Person folgende Aufzeichnungen und Belege aufbewahren und vorlegen können:
• In den letzten 10 Jahren vor Eintritt in die Patentbox entstandener und steuerwirksam abgezogener Forschungsund Entwicklungsaufwand
• Die bisher vorgenommenen (neuen) zusätzlichen Abzüge für Forschung & Entwicklung (siehe unten)
• Aufteilung des Forschungs- und Entwicklungsaufwandes auf die einzelnen Patente und vergleichbaren Rechte
• Zuordnung des Reingewinns auf die einzelnen Patente und vergleichbaren Rechte
Basierend auf bisherigen mündlichen Auskünften der Steuerbehörden kann davon ausgegangen werden, dass es gerade im KMU-Umfeld wohl Raum für pragmatische Lösungen geben wird (etwa Anwendung von «Aufteilungsund Zuordnungsschlüsseln»). Wichtig ist aber, dass Folgendes buchhalterisch bereits jetzt sichergestellt wird:
• Der gewinnsteuerlich abgezogene Forschungs- und Entwicklungsaufwand (inkl. dem zusätzlichen Abzug für Forschung & Entwicklung, siehe unten) muss mittels Unterlagen nachgewiesen werden können.
• Die sachgerechte Aufteilung des Forschungs- und Entwicklungsaufwands sowie die Zuordnung des Reingewinns auf die einzelnen Patente / vergleichbaren Rechte muss relativ einfach nachvollziehbar sein.

Zusätzlicher Abzug für Forschung und Entwicklung (F&E)

Voraussetzung für die Geltendmachung eines zusätzlichen Abzuges für Forschung & Entwicklung ist der Nachweis der Forschung und Entwicklung gemäss Art. 2 FIFG. Dies erfolgt durch ein schriftliches Forschungs- und Entwicklungskonzept, welches die folgenden Elemente enthalten muss:

• Projektbeschrieb mit den folgenden Angaben:

• Titel, Ziel, Inhalt, Methode
• Vorgehensweise / Arbeitsplan
• Neuheit der zu erwartenden Erkenntnisse
(wesentliche Errungenschaft)
• Realisationsdauer (Zeitrahmen)
• Zusammenstellung der voraussichtlichen
Projektkosten (muss periodengerecht mit
den Realisationsschritten sein, siehe auch
unten)

Ebenso notwendig sind:
• Eine Zusammenstellung der Personalkosten für Forschung und Entwicklung mit Personalliste (mit Funktionen) sowie Berechnung des Zuschlags von 35 %. Zum Nachweis von Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen ist der inländische Personalaufwand (mit den Sozialversicherungskosten) zu belegen (Funktionsbeschrieb).
• Dokumentation über weitere im Rahmen des Zusatzabzugs nicht zu berücksichtigende Aufwendungen (wie Sachaufwand, Abschreibungen und Unterhalt sowie Miete und Finanzierungskosten), welche Teil der Projektkosten sind (zu den Dokumentationspflichten gehören auch die Angaben über die gesamten in- und ausländischen Forschungs- und Entwicklungskosten).
• In Bezug auf Drittaufträge (Auftragsforschung): Projektauftrag und Rechnungen (inkl. Berechnung zur 80 %-Grenze; der Drittaufwand ist auf 80 % begrenzt) sowie Bestätigung des Auftragnehmers, dass die Forschung in der Schweiz ausgeführt wird
• Aufstellung über den beantragten Gesamtabzug pro Steuerperiode

Daneben sind auch die entsprechenden technischen und dokumentarischen Nachweise zur Geltendmachung zu führen, wie dies die wissenschaftliche resp. wissenschaftsbasierte Forschung und Innovation vorsieht. Dazu sind nach Grösse und Bedeutung der Unternehmung und des Forschungs- oder Innovationsprojektes systematische Aufzeichnungen zu führen (wie bspw. verwendete Quellen, angewandte Methoden, Experimente und Messungen etc.), welche den Grundsätzen der Forschungstheorie und -praxis entsprechen müssen. Der Nachweis für die Forschung und Entwicklung ist unabhängig davon zu erbringen, ob es sich um Grundlagenforschung, anwendungsorientierte Forschung oder wissenschaftsbasierte Innovation (Entwicklung von neuen Produkten, Verfahren, Prozessen und Dienstleistungen) handelt.

Umsetzung in der Praxis

Gegenwärtig wurden zu diesem Thema noch kaum Praxis- Hinweise publiziert. Es wird sich deshalb zeigen müssen, inwieweit diese relativ hohen Dokumentationsanforderungen von den Steuerbehörden letztlich verlangt werden. Es wäre wünschenswert, wenn es auch beim zusätzlichen Abzug für Forschung & Entwicklung bei der notwendigen Dokumentation Raum für pragmatische Lösungen geben wird (z.B. Stellenbeschrieb als Ausgangspunkt). Wichtig aber ist, dass die Prozesse (etwa Buchhaltung) rechtzeitig so ausgestaltet werden, dass die von den Steuerbehörden geforderten Dokumentationen und Belege möglichst einfach beschafft werden können. Bei Fragen zu Dokumentationspflichten stehen die Steuerexperten gerne für ein erstes Gespräch zur Verfügung.