RECHT

Das Wichtigste in Kürze

Home-Office

        

Fast die Hälfte der Erwerbstätigen in der Schweiz arbeitete während dem Höhepunkt der Corona-Pandemie vor gut einem halben Jahr von zu Hause aus. Mit der zweiten Corona-Welle ist aktuell vielerorts erneut Home-Office angesagt. Vor Corona arbeiteten lediglich ca. 10 % der Arbeitnehmenden im Home-Office. Arbeiten im Home-Office hat sich seit der Corona-Krise in verschiedenen Berufsfeldern etabliert und wird voraussichtlich auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Damit sich die Arbeit von zu Hause aus als nutzbringende Alternative zur Arbeit im angestammten Büro erweisen kann, müssen allerdings verschiedene Aspekte beachtet werden.

veröffentlicht: Oktober 2020

Ihre Ansprechpersonen:

Denis Glanzmann
lic. iur., Rechtsanwalt

Felix Horat
Dr. iur., Rechtsanwalt

Rahmenbedingungen für Home-Office schaffen

Home-Office setzt einerseits Disziplin, Motivation, gute Selbstorganisation und effektives Zeitmanagement der Arbeitnehmenden voraus, andererseits aber auch die erforderliche Infrastruktur (Büroausstattung, IT-Infrastruktur) am Arbeitsplatz zu Hause. Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die Produktivität und Qualität der Arbeit im Home-Office weiterhin gewährleistet ist und dass die Arbeitnehmenden einen sicheren und funktionierenden Zugriff auf das IT-System haben und beispielsweise auch über die  Geschäftstelefonnummer telefonieren können. Zudem sind klare Vorgaben für die Arbeitnehmenden notwendig bezüglich Vertraulichkeit und Geheimhaltung, Erreichbarkeit sowie Einrichtung und Gestaltung des Arbeitsplatzes. Nebst dem Funktionieren der technischen Arbeitsabläufe ist auch den sozialen und arbeitspsychologischen Aspekten hohe Aufmerksamkeit zu schenken. Gerade im Home-Office ist speziell darauf zu achten, dass ein regelmässiger Austausch, auf geschäftlicher wie aber auch auf zwischenmenschlicher Ebene, weiterhin stattfinden kann. Gute Kommunikation ist sehr wichtig, um so der Gefahr der Isolierung entgegenzuwirken.

Rechtliche Grundlagen für Home-Office

Von Gesetzes wegen besteht grundsätzlich weder ein Anspruch noch eine Pflicht eines Arbeitnehmenden, im Home-Office zu arbeiten. Ein solcher Anspruch oder eine solche Pflicht setzt somit eine entsprechende Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden voraus. Aus Gründen der Rechtssicherheit und der Transparenz empfiehlt es sich, die Rahmenbedingungen von Home-Office in schriftlicher Form klar zu regeln. So können im Arbeitsvertrag oder in einem Arbeitsreglement die Voraussetzungen für Home-Office und die Rechte und Pflichten der Parteien umschrieben werden, insbesondere damit unbeabsichtigte Kosten und Verstösse gegen das Arbeitsgesetz verhindert sowie das Betriebsgeheimnis gewahrt werden können. Zu regeln ist insbesondere:

Wer hat in welchem Umfang Anspruch auf Home-Office?

Es sind die Voraussetzungen, wie z.B. Höhe des Beschäftigungsgrads, Art der Tätigkeit, Arbeitsplatzgestaltung, Wohnort etc. zu definieren, unter welchen Arbeitnehmende einen Anspruch auf Home-Office haben. Zudem ist festzuhalten, in welchem maximalen zeitlichen Umfang (bspw. 20 % oder zwei Tage pro Woche) dieser Anspruch besteht, wobei die betrieblichen Bedürfnisse wie Kundenbesuche, Sitzungen etc. dabei immer vorgehen sollten. Sofern es sich bei Home-Office um keine Individuallösung für einzelne, wenige Arbeitnehmende handelt, ist der Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Diesfalls dürfen nur aus sachlichen Gründen Arbeitnehmende von Home-Office ausgeschlossen werden. Bei Individuallösungen empfiehlt sich demgegenüber, die Beweggründe (z.B. auf Wunsch des Mitarbeitenden) festzuhalten.

Wann ist Home-Office-Arbeit eine Pflicht?

Genauso wie ein Anspruch kann auch eine vertragliche Pflicht der Arbeitnehmenden vorgesehen werden, im Home-Office zu arbeiten, wobei auch diese von bestimmten Voraussetzungen abhängig gemacht werden kann.

Wie ist der Arbeitsplatz im Home-Office einzurichten und wer trägt die Kosten für die Infrastruktur und die notwendigen Auslagen?

Es ist sicherzustellen, dass der Heimarbeitsplatz die gesundheitsrechtlichen Vorschriften – wie geeignete Büroeinrichtungsgegenstände und genügend Licht – erfüllt. Im Weiteren ist zu regeln, ob der Arbeitnehmende die notwendigen Arbeitsgeräte (Notebook, Drucker, Büroeinrichtungsgestände, Handy etc.) und das benötigte Material (z.B. Papier, Datenträger etc.) – ohne oder mit finanzieller Entschädigung – zur Verfügung zu stellen hat oder ob er diese vom Arbeitgeber erhält. Die Auslagen für die Infrastruktur wie Miete, Strom, Heizung, Internet und Telefonie sind in der Regel anteilsmässig zu vergüten, sofern dem Arbeitnehmenden durch den Arbeitgeber kein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden kann und er daher im Home-Office arbeiten muss. Diesfalls ist vorzugsweise eine angemessene Pauschalentschädigung zu vereinbaren, da die tatsächlichen Auslagen kaum je genau ermittelt werden können. Arbeitet der Arbeitnehmende demgegenüber auf eigenen Wunsch zu Hause, hat er grundsätzlich keinen Anspruch auf Auslagenersatz.

Wie wird die Erreichbarkeit sichergestellt?

Es ist festzulegen, zu welchen Zeiten der Arbeitnehmende im Home-Office erreichbar sein und innert welcher Frist er in der Regel reagieren muss.

Was gilt bei Betriebsstörungen?

Treten Störungen (z.B. Unterbruch der Internet-/Telefonleitung, Schäden an der Infrastruktur etc.) auf, welche der Arbeitnehmende nicht zu verantworten hat, trägt der Arbeitgeber die damit verbundenen Risiken und muss namentlich den Lohn auch bei deswegen ausbleibender Arbeit bezahlen. Daher ist vorzusehen, dass der Arbeitnehmende bei Störungen seine Arbeitsleistung wieder in den Geschäftsräumlichkeiten auszuführen hat oder der Arbeitgeber ihm vorübergehend andere Arbeiten zuweisen darf.

Was gilt bezüglich Erfassung der Arbeitszeit?

Unabhängig vom Ort der Arbeitserbringung sind die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen sowie arbeitsgesetzliche Vorschriften wie die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten (bspw. Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot) sowie die Pflicht zur ordentlichen Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Der Arbeitnehmende ist daher zu verpflichten, seine Arbeitszeit (Beginn und Ende, Pausen) im Home-Office in geeigneter Weise genau zu dokumentieren. Ebenso empfiehlt sich zu regeln, welche kantonalen gesetzlichen Feiertage im Home-Office gelten.

Welche Regelung gilt bezüglich Geheimhaltungspflicht, Datenschutz und Datensicherheit?

Der Arbeitnehmende unterliegt denselben Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten wie an seinem gewöhnlichen Arbeitsort. Aus Sicherheitsgründen und mit Blick auf die Haftung ist zu regeln, welche Aufgaben überhaupt ausserhalb der Büroräumlichkeiten erledigt werden dürfen und wie mit sensiblen Daten (Datenspeicherung) und Unterlagen (digital und auf Papier) umzugehen (Verschlüsselung, sichere Datenleitung, Abschliessen) ist. In diesem Zusammenhang ist insbesondere der Versicherungsschutz des Arbeitgebers bezüglich Verlust und Diebstahl von Betriebsdaten in der Haftpflichtversicherung zu prüfen.

Wie kann und darf die Arbeit im Home-Office kontrolliert und überwacht werden?

Der Arbeitgeber hat die Pflicht und auch das Recht zu kontrollieren, ob seine Massnahmen zum Gesundheitsschutz sowie seine Weisungen zur Arbeitserbringung im Home-Office eingehalten werden. Gelegentliche Kontrollen vor Ort bedürfen der Zustimmung des entsprechenden Arbeitnehmenden und bezüglich elektronischer Überwachung geltend dieselben strengen Voraussetzungen wie ohne Home-Office, sodass insbesondere Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz überwachen sollen, verboten sind.

Steuerliche Aspekte

Nebst den rechtlichen Rahmenbedingungen sind auch steuerliche Aspekte zu beachten. Unter Umständen können die (unselbständigen) Arbeitnehmenden für das Home-Office zusätzliche sog. übrige Berufskosten (bspw. Auslagen für IT-Infrastruktur, Fachliteratur, etc.) geltend machen. Andererseits werden weniger steuerlich abzugsfähige Fahrtkosten (Wegfall Arbeitsweg) sowie weniger Verpflegungskosten anfallen.

Ist der Wohnort solcher Arbeitnehmenden in einem anderen Kanton als der Steuersitz des Arbeitgebers, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, ob in diesem anderen Kanton eine steuerliche Betriebsstätte (d.h. eine beschränkte Steuerpflicht) begründet wird. Dabei kommt es namentlich darauf an, wie lange die Home-Office-Tätigkeit andauert sowie welche Tätigkeiten und Funktionen die Arbeitnehmenden im Home-Office wahrnehmen.

Auch bei internationalen Sachverhalten stellt sich diese Frage. Zudem ist bei internationalen Konstellationen zu prüfen, ob die Home-Office-Umstände eine Veränderung der Besteuerungssituation der unselbständigen Arbeitnehmenden auslösen. Im internationalen Kontext ist in jedem Fall auch ein allfällig bestehendes Doppelbesteuerungsabkommen zu berücksichtigen.

Die bisherigen Verlautbarungen der Steuerbehörden deuten darauf hin, dass die besondere Lage der Corona-Situation keinen massgeblichen Einfluss haben wird. Das gilt mitunter auch für internationale Konstellationen.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Sozialversicherungsrechtlich ändert sich bei Home-Office für Arbeitnehmende mit Wohnsitz und Arbeitsort in der Schweiz grundsätzlich nichts, d.h.

• der Lohn ist mit den obligatorischen Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV/BVG/UVG sowie ev. KTG) abzurechnen;

• der Arbeitnehmende ist wie im Betrieb auch zu Hause in den Räumen, welche er zur Arbeit nutzt, gegen Unfall versichert;

• bei einem Arbeitspensum von mehr als 8 Stunden pro Woche sind auch Unfälle ausserhalb dieser Räume über die Nichtbetriebsunfallversicherung gedeckt.

Verrichtet ein Arbeitnehmender seine Tätigkeit zu mehr als 25 % an seinem ausländischen Wohnsitz (in einem EU-/ EFTA-Staat), müssen sämtliche Sozialversicherungsabgaben in seinem Wohnsitzstaat entrichtet werden (Erwerbsortprinzip). Dies kann für den Arbeitgeber administrativen Mehraufwand und auch Mehrkosten verursachen, da er für die korrekte Abrechnung und Ablieferung der ausländischen Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich ist und die ausländischen Sozialversicherungsbeiträge höher sein können.

Eine falsche Unterstellung kann zur Folge haben, dass die Kostenfolgen von Unfällen und Krankheiten allenfalls nicht versichert sind. Um dies zu verhindern, empfiehlt es sich diesfalls, die Home-Office-Tätigkeit vertraglich auf ein Pensum von maximal 25 % zu beschränken.

Bei gleichzeitiger Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten sind verbindliche Abklärungen bezüglich der Unterstellung der Sozialversicherungspflicht zu treffen, damit die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt werden können. Ferner empfiehlt es sich, den Sachverhalt jährlich zu klären und vom Arbeitnehmenden bestätigen zu lassen und eine Regelung im Arbeitsvertrag betreffend Bekanntgabe weiterer Arbeitgeber sowie Haftungs-/Kostenfolgen bei Unterlassung/ Falschunterstellung zu vereinbaren.

Seit vielen Jahren führt Balmer-Etienne jeweils im Herbst eine Veranstaltung zu einem arbeitsrechtlichen Thema durch, welche sich jeweils grossem Interesse erfreut und viele Teilnehmende anzieht.

In diesem Jahr ist allerdings alles etwas anders. Die COVID-19-Krise schränkt uns in vielerlei Hinsicht ein. Balmer-Etienne hat in diesem Jahr auf die Durchführung der Arbeitsrechtsveranstaltung verzichtet und stattdessen das vorliegende rechtsinfo zum Thema Home-Office verfasst. Wir hoffen, dass wir Ihnen dieses arbeitsrechtliche Thema auch auf diesem Weg etwas näherbringen konnten.

Bei Fragen dazu wie auch zu allen sonstigen arbeitsrechtlichen Themenbereichen stehen Ihnen die Rechtsanwälte von Balmer-Etienne, trotz Corona, selbstverständlich weiterhin gerne zur Verfügung.